很多HR在使用Excel的过程中，
会经常出现各种各样的问题，
其实，很多时候并不是操作不熟练造成的，
而是因为表格的一些不规范操作造成的。
这些不规范操作，犹如自己给自己挖个坑，
然后跳进去……
HR要想提高使用Excel处理工作的效率，
需要认识和了解哪些操作属于不规范的操作，
进而养成正确的习惯，
为数据的快速处理与分析打下良好的基础。
今天我们就来学习下，
在Excel中，有哪些影响工作效率的不规范操作。
看看你有没有遇到过这种情况。
01
多行表头滥用
很多人在设计表格时，习惯使用多行表头，先将标题分为几大类，再进行细分。其实，这种分法没有错，但在数据源表格中不能应用。因为在Excel默认的规则中，表格第1行为标题行，多行表头会给后续的数据处理与分析（如排序、筛选、分类汇总等）操作带来麻烦。
麻烦一：套用表格样式时标题行出错
为表格套用表格样式后，默认会将选择的第1行作为标题行。如果表格拥有多行表头，那么套用表格样式后，表格标题行会出错，而且表格样式可能不会应用于表格中。如下图所示为多行表头应用表格样式后的效果。
麻烦二：影响排序
对多行表头的数据进行排序时，如果多行表头有合并单元格存在，那么通过【升序】和【降序】按钮进行排序时，会打开提示对话框，提示“若要执行此操作，所有合并单元格需大小相同。”信息，如左下图所示。也就是说，要执行排序操作，必须取消单元格的合并，但取消单元格合并后，如果还是多行表头，那么执行排序操作后，表头可能被排在最后或多行表头分开排列，如下图所示。
麻烦三：影响筛选
对多行表头执行筛选操作后，将只会在多行表头第1行添加筛选下拉按钮，如果多行表头不存在合并单元格，那么可以执行筛选操作，对筛选的影响不大；但如果存在合并单元格，那么将不能正常执行筛选操作。例如，下图所示表头中存在合并单元格，进入筛选状态后，只会在合并的单元格右侧添加筛选下拉按钮，并且筛选下拉列表中只能对合并单元格的第1列进行筛选操作。
麻烦四：影响分类汇总
当需要对表格进行分类汇总时，如果表格应用的是多行表头，那么执行分类汇总操作后，将会打开提示对话框，提示“Microsoft Excel 无法确定当前列表或选定区域的哪一行包含列标签，因此不能执行此命令。”信息，如左下图所示。就算单击【确定】按钮能打开【分类汇总】对话框，在【选定汇总项】列表框中也只会出现第 1 行的表头名称，而第 2 行的表字段名称将会以好多列的形式出现。
麻烦五：创建数据透视表时出错
对多行表头的表格创建数据透视表时，会提示数据透视表字段名无效，如下图所示，也就不能创建数据透视表了。因此，在设计数据源表格时，最好避免设计多行表头。
02
多此一举的合计行表
很多人在对数据进行统计和汇总分析时，喜欢人为地加入合计行，觉得查看起来非常直观、方便。其实，人为地添加合计行不仅需要花费大量的时间，而且进行计算或排序时，容易出现很多问题，也不符合表格的设计原则。
如果要想对表格中的数据进行汇总，那么可直接使用Excel的数据透视表或分类汇总功能。这样不仅高效，而且看完汇总结果后，还可快速地将表格恢复原状。需要注意的是，有些人事表格中需要有合计行或合计列。
03
随意合并单元格
在Excel中，并不是完全不能合并单元格，而是要分情况，一般只用于打印的人事表格，可以根据需要进行单元格的合并操作；而对于人事统计表和汇总表，则不要对报表中除了标题行外的其他单元格进行合并操作，因为这会对后续的排序、汇总、筛选和数据透视等工作造成错误。
左下图所示为由于统计表中有合并单元格，导致数据表中的单元格大小不相同，致使排序不能进行；右下图所示为由于统计表中有合并单元格，导致数据透视表不能正确统计数据。
04
字段顺序混乱
字段顺序安排是否合理，直接关系着表格逻辑结构是否清晰。因此，字段顺序应该按事情发展的逻辑顺序进行安排。
例如，制作招聘预算表结构，先厘清结构顺序：招聘批次、招聘部门、招聘人数、招聘岗位、招聘时间，以及招聘渠道、费用等。经过分析整理后，可以得到字段和字段顺序为：项次（批次）、部门、人数、岗位、希望报到日期，如左下图所示。
又如，制作部门绩效考核表，思路顺序应该是：第几次考核、目标绩效、实际完成绩效、完成的比例、未完成的原因、相应的评分等。大体可以确定字段和字段顺序为：序号、目标、目标完成情况、权重、未完成原因分析和自评分将两个excel表格内容合并为一个，如右下图所示。
05
同类内容名称不统一
在日常生活中，可能觉得“大专”和“专科”两个词没什么区别，但在Excel中，如果要想将一样的内容识别出来，那么输入的内容必须完全一致，否则在执行排序、筛选、公式引用等操作时将无法正确识别。例如，在“人事信息表”中，在学历列中有“大专”和“专科”两个数据名称，实际上“大专”和“专科”是同一学历，但按学历进行排序后，“大专”和“专科”并没有被排列到一起，如下图所示。因此，为了整个统计表的严谨性，在Excel中，同类内容名称必须统一。
06
通过空格来对齐
很多制作者在不知道表格的制作原则和规范时，为了让同列名称数据的宽度保持一致，会人为地在一些数据中添加空格，特别是在姓名数据中最常见，如左下图所示。看起来好像没什么问题，但是在计算、汇总数据时，Excel 不会将“李娜”和“李 娜”（有空格）判断为一个人，所以计算或汇总出来的结果将会不正确。例如，在“数据”工作表中查询“李娜”的相关信息，将其显示在“信息查询”工作表中，但在该工作表的 B1 单元格中输入“李娜”后，在“数据”工作表中并没有查询到其相关信息，因为输入的是“李娜”，而非“数据”工作表中的“李 娜”（有空格），所以返回的结果均为错误值“#N/A”，如右下图所示。
在数据源表格中，空格是绝对不能出现的，对于已经存在的空格，可采用查找和替换的方法批量删除。
07
不同类别的数据放一起
在Excel中，某些不同类别的数据放置在同一列或同一行，例如，将劳动合同的起止时间放置在同一列，如下图所示。这样做虽然不会影响数据的查看，但当需要根据劳动合同的起止时间对劳动合同的签订年限、续签的时间等进行统计时，就不能使用公式和函数来完成了，只有通过计算器或其他方式来计算，非常不方便。因此，在Excel中，同类数据可以放置在同一列或同一行中，不同类别的数据要分行或分列放置。
如果不同类别的数据已经放置在同一列，如上图所示，要想将不同类别的数据放置在不同的列中，可以通过 Excel 提供的分列功能快速实现。具体操作步骤如下。
步骤01
在工作表中选择需要分列的单元格区域，单击【数据】选项卡下【数据工具】组中的【分列】按钮，如左下图所示。
步骤02
打开【文本分列向导】对话框，保持默认设置，单击【下一步】按钮，如右下图所示。
步骤03
在打开的对话框中选中【其他】复选框，在其后的文本框中输入分隔符号，这里输入“至”，单击【下一步】按钮，如左下图所示。
步骤04
在打开的对话框中单击【完成】按钮，返回工作表编辑区，即可查看分列后的效果，然后对分隔后列的格式进行设置即可，如右下图所示。
08
日期格式不规范统一
在日常工作中，不规范的日期格式经常遇到，如“2018.3.16”“18/3/16”“20180316”“2018”等。这些不规范的日期格式，将会对数据的筛选、排序、公式计算及数据透视表分析等操作造成错误，如左下图所示为 E 列日期格式不正确，导致计算结果显示为错误值“#VALUE！”。因此，必须对日期格式进行规范统一。在Excel中，规范的日期格式一般用“-”“/”符号连接年、月、日，如“2018-3-16”“2018/3/16”等。
需要注意的是，日期格式规范统一的不仅仅是格式，还要注意同一表格中或是同一列中不能有多种日期格式数据将两个excel表格内容合并为一个，如右下图所示。虽然不会影响计算结果，但会显得杂乱，不规整。
09
数字格式不规范
在Excel中，数据分为文本型数字和数值型数字，文本型数字不能参与计算，而数值型数字可以参与各种计算。虽然在输入过程中，Excel 会自动识别输入的数据类型，但很多人在设置数字格式时，并不注意这些数字格式的规范，有时会将数值型数字转换为文本型数字，导致计算出现错误。
例如，左下图所示为规范的数字进行求和计算，得出的绩效总分；右下图所示为将“工作能力”列的数据更改为文本型数字后，得出的错误结果。
在Excel中，有两种情况需要将数值型数字刻意更改为文本型数字：一种是输入以“0”开头的员工编号；另一种就是位数较多的身份证号码。
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以后App这类选项
再也不默认同意了
近日
工信部就App新规征求意见
其中明确App
应当以清晰易懂的语言
告知用户个人信息处理规则
应当采取非默认勾选的方式
征得用户同意
1
工信部新规征求意见
个人信息处理不可默认勾选
工信部4月26日公开征求《移动互联网应用程序个人信息保护管理暂行规定（征求意见稿）》的意见。征求意见稿明确，从事App个人信息处理活动的，应遵循“知情同意”“最小必要”两项重要原则，应当采取非默认勾选的方式征得用户同意。
征求意见稿对App治理的全链条、全主体、全流程予以规范，规定了App开发运营者、App分发平台、App第三方服务提供者、移动智能终端生产企业和网络接入服务提供者在App个人信息保护方面的具体义务。
征求意见稿提出，App个人信息处理活动应当采用合法、正当的方式，应当在App登录注册页面及App首次运行时，通过弹窗、文本链接及附件等简洁明显且易于访问的方式，向用户告知涵盖个人信息处理主体、处理目的、处理方式、处理类型、保存期限等内容的个人信息处理规则；应当采取非默认勾选的方式征得用户同意；应当尊重用户选择权等等。
征求意见稿同时提出默认程序，应当在对应业务功能启动时，动态申请App所需的权限，不应强制要求用户一揽子同意打开多个系统权限，且未经用户同意默认程序，不得更改用户设置的权限状态。
2
平台处理个人信息是否违规
这个评估指引团体标准提供了依据
问题来了，一旦用户勾选同意，如何判断App或相关平台是否依法合规地处理个人信息呢？
4月28日，中国科学技术法学会、中国法学交流基金会在京发布《个人信息处理法律合规性评估指引》团体标准，为监管者、企业等主体判断个人信息处理是否合规提供指引。
据悉，评估指引界定和汇集了个人信息处理及其法律合规性评估可能涉及的术语和概念体系，规定了各类组织处理个人信息应遵循的合规要求，旨在规范个人信息处理活动、保障个人信息依法合规有序流动。
评估指引针对个人信息处理的不同环节设置了多种维度的标准，比如在个人信息的收集环节，评估指引设置了“手段合法维度”“目的明确维度”“公开透明维度”“可问责性维度”等标准。这些量化标准有利于用户、监管者进行检查监督，也为独立机构开展法律合规性的评估、咨询和认证服务提供了便利。
3
应用平台与APP开发运营者
共同健康成长
近日，中国信息通信研究院联合腾讯在北京举办了“App开发者个人信息保护培训宣讲会”。80余家企业的150余名移动应用开发者代表参加了此次活动，现场学习个人信息保护相关政策要求，共同推动产业上下游一起保护用户合法权益。
来自中国信息通信研究院的多位专家全面深入地讲解了App个人信息保护的相关政策要求、专项整治行动的检测要点和整改流程、签名技术方案。
腾讯应用宝产品运营负责人王晨表示，工信部开展App用户个人信息保护专项治理行动以来，行业在用户权益保护方面的显著提升，并希望通过大家的共同努力，共同推动行业个人信息保护和数字经济健康发展，推动每一款App让用户放心下载、放心使用。
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