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这篇是根据马作镪博士的讲座内容、查询网络相关资料、整理肿瘤医院团队现场绘制的案例以及我们的一些观点综合而成,分享给大家,希望对大家有所帮助。

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一、什么是流程图

流程是一项活动或一系列连续有规律的事项或行为进行的程序。也可以把流程理解成为了一定目的去做事情的顺序。

流程图就是按照一定的规则和标准,将流程显性化、具象化、可视化、书面化,从而有利于流程的传播与沉淀、重组和优化。

只要有事情和任务,流程就会有,但是并不是所有的流程都适合用流程图的方式去表现,适合用流程图去表现的流程是一定程度固定的有规律可循的,而且流程中的关键环节不会朝令夕改的。

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科学的流程图应该做到:甲绘制的流程图乙来看,乙绘制的流程图丙来操作,结果是一样的,大家对流程的理解、对任务的分配、对工作的标准和要求不会产生歧义。

二、为什么要绘制流程图?

1、流程图是组织管理制度和技术标准的组成部分,也是标准化管理(SOP)的重要组成部分,对保证组织技术质量、服务质量、服务效率的同质化很有帮助。

2、流程图使管理(和技术操作、服务提供)过程中各部门各岗位的任务、权责更加清晰、直观、明确,有利于部门间、岗位间的协同,形成工作共识。

3、流程图是工作优化和重组的基础,可以据此开展PDCA,优化流程、修订岗位职责、优化组织架构,使工作持续改进。

4、科学的流程图可以有效提高运营效率。通过流程的梳理、讨论,从患者的角度来评价哪些活动是有价值的需要加强的,哪些是辅助性的可以削减的,哪些是完全没有必要需要删除的,从而提升流程的价值和运营的效率。

5、流程图是员工培训的重要工具。新入职职工、轮岗职工可以根据流程图迅速了解到业务运作的视图,业务的最终目的、哪些角色参与以及他们的职责,以及彼此之间的关联。明白新的工作内容如何开展,自己所处的位置,自己的上游是谁,下游是谁,自己需要交付的工作内容、工作的标准和要求,有据可依,有效缩短新岗位适应期。

6、流程图是信息化的基础。信息化必须依赖明确、科学的流程图才能实现。

三、流程图绘制的原则和要求

1、字体、字号、底色及格式要保持一致。

2、尽量表达出流程的六大要素。六要素:主推部门和协作部门、关键控制点(需要操作的环节)、输入项(例如,厨师做菜之前,需要拿到点菜单,点菜单就是输入要素)、输出项(活动结束后,会输出什么样的文档或者数据)、主要负责人、运行时间。流程图一般只表达主推和协作部门、关键控制点和输出,其他可以在流程说明文件里进行说明。

3、操作描述用动宾结构,语言要简洁清晰。

4、动作环节要用规范的动词表述。例如:“拿出”专业意见,应使用“研究分析并出示”专业意见。

5、流程衔接处(接口)应着重描述。例如,已经有规范、流程的作业,需要在流程说明文件里进行说明。

6、各项步骤若有选择或决策结果,需检查回馈校正流程是否有遗漏,以避免悬而未决状况,反馈的流程要形成闭环。

7、从开始符开始,以结束符结束。

8、判断框上下端流入流出一般用“Y”,左右端流入流出一般用“N”。

9、流程图按从左到右、从上至下排列。

10、开始符号在流程图中只能出现一次,但结束符号则不限。

11、流程图说明要包括四部分内容:流程目的、适用范围、职责分工和关键节点。

四、流程图符号标准

流程图在绘制之前要熟练掌握“信息处理用流程图符号标准”。参考美国国家标准学会(American National Standards Institute,简称ANSI)及道勤企业管理顾问有限公司「效率会议」标准流程,制作符号及范例。

第一个符号:开始和结束。一个流程图只有一个开始,但可能会有多个结束。

第二个符号:处置。动词+名词(通常不超过6个字,最多不超过9个字)。

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第三个符号:已定义处置。(已经有规范、流程的作业)。

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第四个符号:决策(或者判断),可以二分、三分、四分……。

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第五个符号:手工输入(字要少,最好不超过6个)。

第六个符号:档案建立。(使用电脑储存档案)。

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第七个符号:文件。(在这个步骤里要产生一个文件)实线表示路径,虚线表示不用走到这里拓扑图绘制,但是要有产出文件。多份文件和单份文件图形略有区别。

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第八个符号:备注。

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第九个符号:页内连接(圈圈里面要有字母,从A到Z)。

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第十个符号:跨页连接

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第十一个符号:暂存。(实物储存,半成品暂存)

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第十二个符号:实线(表示实际工作进行)。

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第十三个符号:虚线(表示配合)。

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五、电脑中绘制流程图操作方法

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1、打开Word文档窗口,切换到“功能区”。在“插入”分组中单击“形状”按钮,并在打开的菜单中选择“新建绘图画布”命令。

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2、选中绘图画布,在“插入”功能区的“插图”分组中单击“形状”按钮,并在“流程图”类型中选择插入合适的流程图。

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3、在Word2007“插入”功能区的“插图”分组中单击“形状”按钮,并在“线条”类型中选择合适的连接符,例如选择“直线箭头”和“连接符:肘形箭头”。

小贴士

马老师介绍的是用WORD画流程图拓扑图绘制,小编向大家推荐一款专业绘图软件——microsoft office visio。microsoft office visio是微软公司推出的一款功能比较强大的绘图软件,通过visio软件可以绘制流程图,网络图,组织图,结构图,拓扑图,甘特图,基本框图等,而且绘图功能也非常强大,使用起来非常方便,感兴趣的同学可以试试看哦。

六、如何绘制流程图

绘制流程图本身也有流程。流程图包括两种:基于现实的流程图和基于优化的流程图。下文主要介绍第二种情况。

第一步,调研和观察。问正确的问题,多问问题,多问几个人,多到现场观察。包括几个要素:

Who–谁?哪个部门、角色、岗位?

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What–什么事情?

Where—在哪里做?

Document—产出什么?

Condition—条件,用逻辑连线的方式表示一项活动的输入和输出,指向某个活动的箭头就表示此活动的前置输入条件。

Dicision—决策(判断),根据不同的判断结果从而走不同的分支流程。

调研对象包括具体操作人员、管理者和服务对象。

第二步,梳理并呈现。

梳理和呈现要点:

角色:部门、岗位

活动:做了什么事情

次序:作业的顺序

规则:什么情况下到什么事情

然后将活动/事件按照一定的规则填到由部门和时间两条维度决定的框框里。

第三步,评审及后续

组织相关人员和涉及到的岗位参与讨论评审,听取大家的意见,进行优化,形成共识,使流程科学同时可以得到较好的执行。

七、流程图绘制案例

马老师布置的作业是绘制“病区接诊患者工作流程图”,这项工作用文字描述大致情形是:

第一步:确认病人身份资料。

第二步,评估病人生理体征。

第三步,输入病人基本资料。

第四步,建立病人住院基本档案。

第五步,通知值班医生和责任护士。

第六步,打印并为病人佩戴腕带。

第七步,责任护士分配床位,带领病人到床位。

第八步,插床头卡。

第九步,做病人风险评估,包括压疮、坠床等(产出风险评估单)

第十步,住院宣教。

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作者|韩斌斌

编辑|邢黎黎

图片|来自互联网

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